あなたの時間管理をワンランクアップさせる3つのポイント

「時間管理、しているつもりだけどあまり成果に結びついてないなぁ…」

そう思う方は多いのではないでしょうか。最近流行りの手帳術の本や雑誌を開くと、みんな色とりどりのペンや付箋を使って工夫をこらして「時間管理」なるものを行っている。どうやら「時間管理」が大事らしい、貴重な時間を管理せねばならない。そう思って手帳を開いてみても、結局時間を記録するだけに終始してしまいがちです(私がそうです。あるいはそうでした)。記録した時間をどのような視点で検証し次の行動へつなげれば良いのか、これが分かりにくいのです。

『実践するドラッカー[行動編]』
はドラッカー教授が時間管理について語ったエッセンスと、それをどのように自分の時間管理のシステムに落とし込めば良いかという具体的な示唆を与えてくれます。

今回は本書を読んで私が今行っている時間管理をワンランクアップさせるために重要だと感じたポイントを3つにまとめてご紹介します。その後、本書を読む前に行っていた時間管理をどのようにワンランクアップさせどんな効果が得られているか、という記事を「『実践するドラッカー』の実践編」としてまとめたいと思っています(いつになるやらわかりませんが)。

本題に入る前に、本書を読む前の私の時間管理について簡単にご説明しておきます。私は時間管理をデジタルとアナログの両方で行っています。デジタルの方はシゴタノ!大橋悦夫さんのタスクシュートを参考に自作したExcelマクロで、タスク管理と費やした時間の実績管理を行っています。またアナログの方は24時間の目盛りを刻んだA5サイズのテンプレートを作成して、朝起きてから夜寝るまでの行動記録をつけています。仕事の時間は朝に立てた計画と実際の実績、うまくいったことやうまくいかなかったことなどを書きます。仕事以外の時間は食べたものや訪れた場所、思ったことなどを何でも自由に書きます。冒頭にも書いたように時間の記録は結構つけているのですが、振り返り方がよくわからず、せっかくの記録を腐らせてしまっている状態です。

それでは本題に入ります。私が『実践するドラッカー[行動編]』を読んで得た「時間管理をワンランクアップさせるためのポイント」は以下の3つです。

    1. 成果を意識する
    2.”捨てる”ために記録する
    3.”確保する”ために計画する


1.成果を意識する

「時間という資源がインプットであるならば、アウトプットは成果です。時間という資源の管理は、成果を意識して初めて意味を持ちます。」(8)

時間管理を行う前に確認しておくべきことは以下の二つです。

    ・いま行うべきことは何か?
    ・重要なことは何か?

自分にとって「緊急ではないが重要なこと」を先に決めておくことが必要です。


2.”捨てる”ために記録する

貴重な資源である時間を「緊急ではないが重要なこと」に費やすためには、仕事を「捨てる」必要があります。「捨てる」とは「廃棄する・止める」もしくは「人に任せる」ことを指します。いかに仕事を捨てるか?これを知るために、自分がいまどんな仕事にどれだけの時間を費やしているのかを記録します。

以下の点に注意して時間を記録します。

    ・目的を記して分類する
    ・1週間の仕事時間に占める割合を計算する

記録した時間を「捨てる」観点で見直します。例えば「毎年2割、これまでの仕事を捨てる」と決めて見つめ直すのです。

    ・その仕事は成果を生んでいるか
    ・その仕事の効率はいいか
    ・その仕事は惰性ではない
    ・その仕事は重要なもの
    ・その仕事は本当に自分がやらなければいけないか
    ・その仕事は3年前と同じではないか

これらの問いに「YES」と答えられないものは止める、方法を変える、もしくは人に任せるなどします。


3.”確保する”ために計画する

仕事を「捨てる」ことができたら、「緊急ではないが重要なこと」を行なうための「時間の塊」を確保します。
「緊急ではないが重要なこと」を行なうためにはある程度長い時間をとって集中して取り組む必要があります。捨てることによってできたスキマ時間をかき集めて、2時間くらいの「時間の塊」を確保出来るように1日の計画を立てます。

「緊急ではないが重要なこと」のためにいくつ「時間の塊」を確保できたか?またいくつ実際に実行できたか?これらの数字が計画と実績を検証する指標になります。


まとめ

繰り返しになりますが、「時間管理をワンランクアップさせるためのポイント」は

    1. 成果を意識する
    2.”捨てる”ために記録する
    3.”確保する”ために計画する

の3つであると言えます。それではこれをどのように自分の時間管理に組み込むのか?本書の巻末には切り離して使える時間簿がついています。こちらを使うのもひとつの手です。ですが私は冒頭に書いたように時間管理をデジタルとアナログで行っており、今更変える気にはなりません(外で聞いたテクニックを自分のシステムに組み込んでヴァージョンアップしていくのが楽しいんです)。ですので次回は、私がどのように自分の時間管理をワンランクアップさせようとしているか、というところについてまとめてみたいと思います。



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